Secretaría Administrativa
Instituto de Química, UNAMOrganizaciónSecretaría Administrativa
Instituto de Química, UNAMOrganizaciónSecretaría Administrativa
Secretaría Administrativa
La Secretaría Administrativa del Instituto de Química cuenta con un marco institucional determinado por los diferentes niveles del Gobierno Universitario, como partes interesadas relevantes y estratégicas. En particular, coadyuva con la Secretaría Administrativa de la UNAM, en el cumplimiento de los proyectos y programas estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional, relacionados con el ámbito administrativo, tales como: planear, organizar y establecer los sistemas, normas y procedimientos tendientes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales asignados a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones del Instituto.
Funciones
- Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual del Instituto.
- Verificar la correcta aplicación y registro de los recursos económicos destinados al Instituto.
- Informar al Titular del Instituto sobre el gasto y disponibilidad de los recursos asignados a la dependencia, así como de las actividades que se desarrollan en cada una de las áreas que integran la Secretaría Administrativa.
- Acordar con el Director de manera periódica para informar de los avances en el cumplimiento de las actividades encomendadas.
- Elaborar y mantener actualizada la plantilla del personal adscrito al Instituto.
- Tramitar las coberturas de plazas vacantes de base y de confianza, así como solicitar su cobertura a las instancias competentes.
- Verificar que se lleven a cabo los movimientos del personal autorizados, así como las incidencias, sanciones, estímulos, etc., a que se hicieron acreedores los trabajadores del Instituto.
- Vigilar que los servicios de mantenimiento a vehículos, transporte, correspondencia, limpieza, etc., que soliciten las áreas que integran el Instituto, se proporcionen adecuada y oportunamente.
- Establecer los controles necesarios para el resguardo y custodia de los bienes de activo fijo del Instituto, conforme a la normatividad institucional.
- Supervisar que el inventario de activo fijo se encuentre actualizado.
- Control de vales de entrada y salida de equipo y mobiliarios de la Institución.
- Atender los lineamientos establecidos por la Administración Central.
- Organizar, sistematizar, elaborar e implantar procedimientos y sistemas de trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales del Instituto.
- Mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Calidad y aplicar su metodología.
- Asegurar que toda la información necesaria para realizar la revisión de la Dirección a nivel institucional se genere oportunamente.
- Transmitir al personal administrativo la importancia de cumplir con los requisitos de los usuarios, legales y reglamentarios a través de los mecanismos establecidos a nivel institucional.
- Preparar y presentar el material requerido para realizar la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Preparar la información sobre el resultado de los indicadores relativos a los procesos administrativos y enviarlos a la DGSA.
- Facilitar el desarrollo de auditorías internas y al Sistema de Gestión de la Calidad.
Coordina departamentos y servicios:
